Comment les dirigeants peuvent accroitre la productivité grâce à l’IA générative
Les dirigeants d’aujourd’hui sont constamment à la recherche de moyens innovants pour améliorer la productivité des individus et des équipes. Heureusement, l’intelligence artificielle (IA) s’est imposée comme un allié puissant, offrant des outils et des connaissances qui peuvent transformer la façon dont les dirigeants et leurs équipes fonctionnent.
Examinons quelques façons d’utiliser l’IA pour stimuler votre productivité :
Cartographier, assigner et suivre vos projets
ChatGPT peut servir de catalyseur initial pour la cartographie et l’organisation de vos projets. Il peut vous aider à examiner méticuleusement toutes les facettes d’un projet, puis vous fournir une feuille de route pour améliorer le suivi, l’attribution des tâches et les étapes clés.
Imaginez que vous travaillez dans le domaine de la vente, mais qu’on vous demande de planifier une campagne de marketing pour un projet à venir. Sachant que ce n’est pas votre domaine d’expertise, vous souhaitez utiliser au mieux votre temps pour déterminer la marche à suivre. Vous pourriez passer des heures à rechercher les meilleures pratiques de campagne marketing en ligne, ou vous pourriez rationaliser le processus en utilisant l’IA.
Vous pourriez demander à ChatGPT quelque chose comme ceci :
Exemple de prompt : “Tu es expert du marketing. J’ai besoin d’un guide étape par étape sur la façon de développer et d’exécuter une campagne de marketing réussie, y compris les principes et les composants importants à inclure. Je souhaite créer un plan détaillé sous la forme d’un modèle que je pourrai partager avec mon équipe. Cela m’incitera à rester concentré, à identifier les tâches clés, à désigner les responsables, à fixer des étapes et à noter les éventuelles dépendances entre les tâches. Mon objectif est d’assurer un flux de travail fluide et la réalisation de la campagne dans les délais impartis”.
Une fois que vous avez le plan détaillé, vous pouvez demander à ChatGPT d’utiliser ces informations pour créer un graphique dans Microsoft Project, Google Sheets ou Excel. Cela vous permettra de saisir des données et de générer une représentation visuelle du projet en un coup d’œil pour la collaboration de l’équipe. L’idée est de garder les détails de la campagne au premier plan, de suivre les affectations et de mettre en évidence les étapes et les échéances.
Améliorez considérablement votre gestion de projet
Alors que ChatGPT excelle dans le développement de schémas de fond pour la gestion de projet, des outils tels que Monday.com et Trello peuvent permettre de passer à la vitesse supérieure. Ces plateformes fournissent une représentation plus dynamique d’un projet, y compris les calendriers, les rappels de dates d’échéance, les dépendances des tâches et la santé globale du projet. Elles offrent également des tableaux de bord complets, une gestion intégrée des documents et des fonctions de reporting avancées qui sont essentielles pour les projets complexes. En combinant ces outils avec ChatGPT, vous pouvez créer des systèmes complets qui améliorent la productivité des individus et des équipes.
Maximisez l’impact de vos réunions
L’optimisation des réunions est un domaine distinct mais tout aussi essentiel où l’IA peut avoir un impact significatif sur la productivité. L’approche traditionnelle de la planification et de la conduite des réunions néglige souvent le potentiel de gains d’efficacité, mais l’IA introduit une approche transformatrice de cet aspect des opérations commerciales.
Tout d’abord, les outils d’IA tels que Clockwise ou x.ai peuvent analyser les calendriers et les horaires de votre équipe afin d’identifier les moments optimaux pour les réunions, en veillant à perturber le moins possible les flux de travail quotidiens. Cette capacité est inestimable pour coordonner des équipes et des fuseaux horaires différents, en veillant à ce que les réunions soient à la fois opportunes et inclusives.
Deuxièmement, vous pouvez utiliser l’IA pour améliorer la productivité des réunions elles-mêmes grâce à des outils comme Otter.ai et Microsoft Teams. Ces applications de collaboration offrent des fonctionnalités telles que la transcription des conversations, l’enregistrement des comptes rendus de réunion et la responsabilisation quant aux résultats de la réunion et aux actions à entreprendre. Dans le cas de la vente lors des premiers rendez-vous qui sont souvent en ligne, vous pouvez avoir un résumer et un plan d’action générés instantanément pour pouvoir l’intégrer dans votre CRM.
En tirant parti de l’IA, vous pouvez vous assurer que vos réunions ne sont pas de simples discussions, mais des sessions productives qui débouchent sur des résultats fructueux.
Accélérer les tâches routinières
Supposons que votre travail consiste à résumer des contrats complexes et à identifier les problèmes potentiels pour les parties concernées. ChatGPT peut faire le gros du travail pour ces deux tâches. Après avoir supprimé tout contenu susceptible de mettre votre entreprise en danger en termes de propriété intellectuelle ou d’avantages concurrentiels, vous pouvez coller le contrat dans ChatGPT et lui donner l’instruction suivante :
Exemple de prompt : “Tu es un expert juridique et du droit des affaires. Résume ce contrat en trois paragraphes faciles à comprendre. Ensuite, met en évidence tous les points du contrat qui représentent des problèmes potentiels en termes de responsabilité juridique et d’équité, ainsi que toute formulation qui s’écarte des pratiques habituelles dans ce secteur.”
Générer des idées nouvelles
Comme vos journées sont probablement occupées par des livrables et des échéances, vous avez peut-être du mal à trouver le temps (et la largeur de bande mentale) de faire un brainstorming pour trouver des idées créatives. C’est un autre domaine dans lequel ChatGPT peut augmenter votre productivité.
Voici quelques exemples :
– Vous êtes un organisateur d’événements expérimenté qui a l’habitude de produire des événements exceptionnels et très fréquentés. Cependant, vous souhaitez trouver des approches plus innovantes.
Exemple de prompt : “Trouve dix idées originales pour organiser une réunion à l’intention des employés qui travaillent à distance, mais qui auraient intérêt à se rapprocher de leurs collègues qui vivent dans un rayon de 30 miles.
– Vous êtes responsable marketing d’une caisse d’épargne et de crédit située dans une petite localité. Mon entreprise propose une application mobile assez intuitive, mais nos clients semblent réticents à l’utiliser pour leurs transactions.
Exemple de prompt : “Tu es un expert du design des applications et de la conduite du changement. Les clients de notre coopérative de crédit ont refusé d’utiliser notre application mobile, mais nous voulons les convaincre de sa valeur et changer leur comportement. Quels sont les meilleurs moyens de montrer la valeur et de les éduquer pour qu’ils opèrent ce changement ?”
Avez-vous d’autres suggestions sur la manière d’utiliser l’IA pour stimuler la productivité ? J’aimerais bien les connaître !